Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens: Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung

Die Bundesregierung hat den vom BMJ vorgelegten Entwurf eines Gesetzes zur Einführung einer elektronischen Präsenzbeurkundung beschlossen. Das Gesetz leistet einen Beitrag zur Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens. Bislang können Notarinnen und Notare sowie andere Urkundsstellen ihre Niederschriften ganz überwiegend nur in Papierform errichten. Dies soll nun geändert werden.

Ausweitung der Möglichkeiten zur Errichtung elektronischer Dokumente bei Beurkundungen

Notare und andere Urkundsstellen - wie z.B. Nachlassgerichte – sollen die Möglichkeit erhalten, öffentliche Urkunden künftig unmittelbar elektronisch zu errichten. Damit entfällt der bisher notwendige Medientransfer von der Papierurkunde zum Dokument, das in der elektronischen Urkundensammlung oder elektronischen Akte verwahrt werden kann.

Kernstück der Neuregelung ist die Ermöglichung der Aufnahme elektronischer Niederschriften zur Beurkundung von Willenserklärungen. Auch für sonstige Beurkundungen werden die Möglichkeiten zur Errichtung elektronischer Dokumente anstelle von papierförmigen Urkunden ausgeweitet. Insbesondere wird eine zusätzliche Möglichkeit zur Errichtung von Erklärungen in öffentlich beglaubigter Form geschaffen.

Während Notare ihre Niederschriften bisher ganz überwiegend in Papierform errichten, erfolgt die Verwahrung notarieller Urkunden bereits elektronisch im Elektronischen Urkundenarchiv. Auch der Vollzug notarieller Urkunden ist in zunehmendem Maße digitalisiert. Damit ist in den allermeisten Beurkundungsverfahren ein Medientransfer erforderlich, der Personal- und Sachkapazitäten bindet. Dasselbe gilt für andere Urkundsstellen, wie etwa Nachlassgerichte. Mit der Einführung der elektronischen Aktenführung bei den Gerichten, die ab dem 1.1.2026 verpflichtend ist, entstehen auch hier Medienbrüche, die die Bearbeitung erschweren. Auch zur Beseitigung solcher Medienbrüche ist die weitere Digitalisierung des Beurkundungsverfahrens also dringend geboten.

Weiterer Baustein zur Digitalisierung des Beurkundungswesens

Der Gesetzentwurf sieht daher vor, dass die Niederschrift über eine Beurkundung zukünftig auch als elektronische Dokumente erstellt werden können, die von den Beteiligten zu signieren sind. Die Beteiligten können das Dokument entweder durch eigenhändige Unterschrift auf einem elektronischen Hilfsmittel, etwa einem Unterschriftenpad oder einem Tablet, die in der Niederschrift wiedergegeben wird, oder durch ihre qualifizierte elektronische Signatur signieren. Geschützt wird die elektronische Niederschrift durch die abschließende qualifizierte elektronische Signatur der Urkundsperson. Diese gewährleistet Authentizität und Integrität der elektronischen Niederschrift.

Durch Änderungen der entsprechenden Formvorschriften im BGB kann das Signieren mittels eines elektronischen Hilfsmittels auch für die öffentliche Beglaubigung von Erklärungen genutzt werden. Zudem wird geregelt, dass öffentlich beglaubigte elektronische Erklärungen immer auch die Schriftform erfüllen. Neben der Möglichkeit zur elektronischen Präsenzbeurkundung bleibt die Möglichkeit der Errichtung öffentlicher Urkunden in Papierform weiterhin bestehen. Sie ist für die Aufnahme von Verfügungen von Todes wegen weiterhin verpflichtend.

Der Gesetzesentwurf und die Synopse sind hier abrufbar.

Mehr zum Thema:

Beratermodul NotBZ:
Stets aktuell durch die NotBZ bietet die Datenbank praktische Recherche-Möglichkeiten in einem ständig wachsenden Pool von Entscheidungen im Volltext. Zugriff auf die aktuellen Inhalte des Leipziger Kostenspiegel und den Notarvorschriften. Inklusive Nutzung der Zeitschriften-App. 4 Wochen gratis nutzen!