Aufbewahrungspflichten (Backu/Bayer, ITRB 2024, 239)

Aufbewahrungspflichten ergeben sich sowohl aus dem Handels- als auch aus dem Steuerrecht. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten sind allerdings nicht deckungsgleich, sondern unterscheiden sich. Da die Aufbewahrung von Unterlagen häufig digital erfolgt, müssen Verträge, die die Speicherung von Daten in der Cloud beinhalten, auch die handels- und steuerrechtlichen Anforderungen berücksichtigen.

I. Aufbewahrungspflichten im Handels- und Steuerrecht

1. Überblick

2. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht

a) Betroffener Personenkreis und aufzubewahrende Unterlagen

b) Form der Aufbewahrung

c) Ort der Aufbewahrung

d) Aufbewahrungsfristen

e) Rechtsfolge einer Verletzung des § 257 HGB

3. Steuerliche Aufbewahrungspflicht

a) Betroffener Personenkreis und aufzubewahrende Unterlagen

b) Form der Aufbewahrung

c) Lesbarmachung von Unterlagen und Datenzugriffsrecht

d) Ort der Aufbewahrung

aa) Elektronische Buchführung/Aufbewahrung der Unterlagen in einem oder mehreren anderen Mitgliedstaaten der EU

bb) Elektronische Buchführung/Aufbewahrung der Unterlagen in einem Drittstaat

e) Aufbewahrungsfristen

f) Rechtsfolge einer Verletzung der Aufbewahrungsvorschriften

II. Cloud-Lösungen und Aufbewahrungspflichten

1. Ort der Aufbewahrung

2. Aufbewahrungsform, Aufbewahrungsfristen und Zugriff auf die Daten

3. Exit-Management


I. Aufbewahrungspflichten im Handels- und Steuerrecht

1. Überblick

Daten werden zunehmend (nur noch) digital verarbeitet. Hierbei sind eine Reihe von rechtlichen Aspekten einschließlich des Datenschutzrechts zu beachten. Der nachfolgende Beitrag befasst sich mit der Perspektive des Handels- und Steuerrechts unter dem Blickwinkel der Aufbewahrungspflichten.

Die in den einzelnen Gesetzen geregelten Aufbewahrungspflichten unterscheiden sich insb. in Bezug auf den Umfang der aufzubewahrenden Unterlagen und den zulässigen Aufbewahrungsort. Auch die Personen, die Aufbewahrungspflichten erfüllen müssen, weichen voneinander ab. Die nachfolgenden Ausführungen sollen einen Überblick über die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten vermitteln.

2. Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht

a) Betroffener Personenkreis und aufzubewahrende Unterlagen

Die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB steht in Zusammenhang mit der handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht des § 238 HGB. Die Aufbewahrungspflicht gilt für Kaufleute.

Welche Unterlagen aufzubewahren sind, ergibt sich abschließend aus § 257 Abs. 1 HGB. Sonstige Unterlagen, die nicht ausdrücklich in § 257 Abs. 1 HGB genannt sind, unterliegen keiner Aufbewahrungspflicht. Bei den in § 257 Abs. 1 HGB genannten handelt es sich insb. um folgende Unterlagen:

• Handelsbücher (z.B. auch Lohnbuchführung, Wareneingangs- und -ausgangsbuch, Offene-Posten-Buchhaltung)
   
• Inventare
   
• Eröffnungsbilanzen
   
• Jahresabschlüsse
   
• Lageberichte
   
• Handelsbriefe (z.B. Angebote, Annahmen, Mängelrügen); hierbei kann es sich auch um E-Mails oder um sonstige elektronisch übermittelte Nachrichten handeln
   
• Buchungsbelege

b) Form der Aufbewahrung

Die Aufbewahrung der Unterlagen hat „geordnet“ zu erfolgen (§ 257 Abs. 1 HGB), so dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann (§ 238 Abs. 1 Satz 2 und 3 HGB).

Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse und Einzelabschlüsse (§ 325 Abs. 2a HGB) müssen im Original aufbewahrt werden. Es ist daher nicht zulässig, diese Unterlagen elektronisch aufzubewahren (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB). Sonstige aufzubewahrende Unterlagen dürfen nach Handelsrecht (...)